Підсумки

роботи архівного відділу Славутицької міської ради за 2013 рік

Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ.

Начальник архівного відділу у 2013 році взяла участь у колегіях Державного архіву Київської області. Проведено семінар-практикум для працівників діловодних та архівних служб установ міста і прийнято участь в семінарі для працівників виконавчого комітету.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Приміщення обладнано протипожежною сигналізацією і підключено до ЦП.

В архівному відділі станом на 01.01.2014 року зберігається 2687 од. зб. постійного зберігання та 3576 од. зб. з особового складу.

Загальна площа архівосховища складає 25,88 кв. м., протяжність стелажних полиць – 116,8 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 80,3 %.

З метою поліпшення умов зберігання,  закартоновані всі документи НАФ.

У 2013 році проведена перевірка наявності та фізичного стану 217 од.зб. (3 фонди).

Протягом звітного періоду в архівосховищі проведені санітарні дні, здійснені 99 вимірювань температурно-вологісного режиму.

3. Державний облік документів НАФ.

Проведена повна каталогізація управлінської документації Славутицької міської ради та її виконавчого комітету та державного підприємства трест "Славутичатоменергобуд".

Тематика складених карток : виділення земельних ділянок установам і громадянам; створення, ліквідація та реорганізація установ і підприємств; оформлення права власності; введення в експлуатацію промислових підприємств, житлових будинків; про перейменування вулиць.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2013 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

Протягом звітного року до архівного відділу на постійне зберігання надійшло 222 од. зб. управлінської документації.

У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи   на управлінську документацію  315 од.зб.., описи з особового складу 492 од.зб., 33 номенклатур справ, 5 інструкцій з діловодства, 1 положення про ЕК та 3 положення про архівний підрозділ.

Архівним відділом у 2013 році було проведено  3 комплексні, 3 тематичні, 5 контрольні перевіряння підприємств, установ і організацій. Станом на 01.01.2014 року кількість установ - джерел формування НАФ становить 58, з них джерел комплектування архівного відділу - 23, що складає 40 % від загальної кількості установ.

Погоджені номенклатури справ мають 67 % установ - джерел формування НАФ. Окремі приміщення для зберігання документів мають 13 установ.

Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах-джерелах формування НАФ.

Разом з тим, залишаються проблеми щодо організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації , залишається виконання тематичних запитів.

Виконано 806 тематичних запити (рішення виконкому, про надання у постійне користування земельних ділянок, акти прийомки в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів, реєстрація та реорганізація підприємств та інш.), два запити переадресовано. Надійшов 251 запит соціально-правового характеру, з них 9 запитів переадресовано за призначенням та 6 з негативною відповіддю.  Всі запити, які надходять, про підтвердження трудового стажу та розмір заробітної плати. Виконано 1040 запитів  - 98,57 %.  Розглянуто на особистому прийомі 217 звернення громадян. Скарг від громадян не було.

Проводилась робота користувачів в читальному залі. Всього користувачів за рік було 7, а відвідувань – 8. Опрацьовано відвідувачами 44 справи.

6. Трудовий архів.

Станом на 01.01.2014 на території м.Славутича трудовий архів не  створено. Документи з особового складу приймаються архівним відділом міської ради

Начальник архівного відділу                                                      М.М.Мацук