Підсумки

роботи архівного відділу Славутицької міської ради за 2012 рік

Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2012 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ.

Начальник архівного відділу у 2012 році брала участь у  колегіях Державного архіву Київської області. Проведено семінар-практикум для працівників діловодних та архівних служб установ міста  і прийнято участь в семінарі для працівників виконавчого комітету.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Приміщення обладнано протипожежною сигналізацією і підключено до ЦП.

В архівному відділі станом на 01.01.2013 року зберігається 2465 од. зб. постійного зберігання та 3405 од. зб. з особового складу.

Загальна площа архівосховища складає 25,88 кв. м., протяжність стелажних полиць – 116,8 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 97,83 %.

З метою поліпшення умов зберігання,  закартоновані всі документи НАФ.

У 2012 році проведена перевірка наявності та фізичного стану 805 од.зб. (1 фонд).

Протягом звітного періоду в архівосховищі проведені санітарні дні, здійснені 101 вимірювання температурно-вологісного режиму.

3. Державний облік документів НАФ.

Проведена повна каталогізація управлінської документації Славутицької міської ради та її виконавчого комітету та державного підприємства трест "Славутичатоменергобуд".

Тематика складених карток : виділення земельних ділянок установам і громадянам; створення, ліквідація та реорганізація установ і підприємств; оформлення права власності; введення в експлуатацію промислових підприємств, житлових будинків; про перейменування вулиць.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

Протягом звітного року до архівного відділу на постійне зберігання надійшло 226 од. зб. управлінської документації.

У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи на 278 од.зб. управлінської документації, та погодила описи на 185 од.зб. з особового складу, 13 номенклатур справ, 1 інструкцію з діловодства, 3 положення про ЕК та 17 положень про архівний підрозділ.

Архівним відділом у 2012 році було проведено  5 комплексних, 4 тематичних, 3 контрольних перевіряння підприємств, установ і організацій. Станом на 01.01.2013 року кількість установ - джерел формування НАФ становить 64, з них джерел комплектування архівного відділу - 25, що складає 40 % від загальної кількості установ.

Погоджені номенклатури справ мають 66 % установ - джерел формування НАФ. Окремі приміщення для зберігання документів мають 13 установ.

Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах-джерелах формування НАФ.

Разом з тим, залишаються проблеми щодо організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації , залишається виконання тематичних запитів.

Виконано 192 тематичних запити (рішення виконкому, про надання у постійне користування земельних ділянок, акти прийомки в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів, реєстрація та реорганізація підприємств та інш.), 1 запит переадресовано.  Надійшов 301 запит соціально-правового характеру, з них 1 запит переадресовано за призначенням.  Всі запити, які надходять, про підтвердження трудового стажу та розмір заробітної плати. Виконано 493 запитів  - 95,33 %.  Розглянуто на особистому прийомі 144 звернення громадян. Скарг від громадян не було. Надано 25 консультацій з питань місцезнаходження документів діючих та ліквідованих установ

Проводилась робота користувачів. Всього користувачів за рік було 4, а відвідувань – 5. Опрацьовано відвідувачами 25 справ.

6. Трудовий архів.

Станом на 01.01.2013 на території м.Славутича трудовий архів не  створено. Документи з особового складу приймаються архівним відділом міської ради

Начальник архівного відділу                                                    М.В.Пархоменко