Відповідно до планування роботи архівного відділу на 2018 рік:

1.  Проводилась робота на виконання  завдань, передбачених  Програмою здійснення контролю за  наявністю,  станом  і  рухом  документів  Національного архівного фонду  на  2009-2019  роки в архівному відділі виконавчого комітету Славутицької  міської ради.

2.Виконуються  завдання і заходи, визначені наказом  Укрдержархіву від 15.08.2012  № 145 "Про  посилення  протипожежного  захисту  в  архівних  установах" та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012          № 60 "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах".

3.Архівосховище  розташовано   у  приміщенні   виконавчого  комітету Славутицької міської ради, яке знаходиться під охороною.

4. Унікальних документів НАФ  в архівному відділі виконавчого комітету Славутицької міської ради не виявлено.              

5. Проводилась робота по  виявленню  унікальних документів НАФ, що зберігаються в музеях і бібліотеках.

6. Справ, що знаходяться в розшуку, немає.

7. Страховий фонд на документи НАФ не створено.

8. Фонд користування на документи НАФ, у вигляді цифрових копій не створено.

9.Проводилась  робота пооцифруванню та переведенню в електронний вигляд описів.

10.Вжиті  заходи  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  державне зберігання;  вивіряння  та  уточнення  облікових  даних.

11. Проведено 3  документальні  та он-лайн виставки:   до 22 річниці Конституції України; шляхами Незалежності: історичний аспект; до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні.  

12. Проведено семінар-практикум з працівниками діловодної служби та відповідальних за архів установ міста щодо впровадження  нормативно-правових актів з питань роботи з електронними документами, їх підготовки для передавання на архівне зберігання.

13. Інформація на  власній сторінці веб-сайту постійно оновлюється.

14. Всі службові документи та інформації зберігаються на сервері локальної мережі виконавчого комітету.    

15. Архівний відділ знаходиться в приміщенні виконавчого комітету та підключений до серверів локальної мережі виконавчого комітету.

16. Вжиті заходи щодо виконання Закону України «Про запобігання корупції».

17. В поточному році  студенти  щодо проходження практики не зверталися.

18. Прийнято участь в семінарі з працівниками Управління Пенсійного фонду України у місті Славутичі Київської області, з питань ведення діловодства, схоронності, підготовки та передавання на державне зберігання документів.

19. Участь у конкурсі науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії не приймали.

20. Програми розвитку архівної справи не розроблялись та не затверджувались.

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ.

1.1. – 1.5.  Ремонт, реставрація, оправлення та підшивка справ   не проводилась.

1.6.          Проведено картонування документів. Закартоновано 231 од.зб.

1.7.  Зроблено перевірку наявності документів:

 - Державне будівельне підприємство трест "Славутичатоменергобуд" (149 од.зб.);

- Відокремлений підрозділ "Атомремонтсервіс" (122 од.зб.);

 - Державний заклад „Славутицька санітарно-епідеміологічна станція об'єкту з особливим режимом  роботи” Міністерства охорони здоров'я України (187 од.зб.);

   1.10. Унікальних документів не виявлено.                  

2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів НАФ

2.1. Описування документів не проводилось.

2.2. Проведено  перероблення опису справ постійного зберігання Державного будівельного підприємства трест „Славутичатоменергобуд”.

2.3. В поточному році  проводилась каталогізація управлінської документації Славутицької міської ради та її виконавчого комітету.

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація  зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

3.1. Прийнято на державне зберігання управлінської документації 231 од.зб. (Державної податкової інспекції у м.Славутичі 52 од.зб., Державного будівельного підприємства трест ”Славутичатоменергобуд” 1 од.зб., Комунального підприємства ”Житлово-комунальний центр” 9 од.зб., Відділу молоді та спорту виконавчого комітету Славутицької міської ради 100 од.зб., Славутицької міської ради та її виконавчого комітету 69 од.зб.).

3.2.Схвалено описи  на управлінську документацію  463 од.зб., з кадрових питань (особового складу) 185 од.зб., 15 номенклатур справ, 2 інструкції з діловодства, 1 положення про експертну комісію,  8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

3.3.Експертиза цінності документів не проводилась.

3.4.Упорядкування на договірних засадах не проводилось.

3.5.1. Комплексні, тематичні, контрольні перевіряння підприємств, установ і організацій не проводились.

3.5.2.Огляди не проводились.

3.5.3. Проведено семінар-практикум з працівниками діловодної служби та відповідальних за архів установ міста щодо впровадження  нормативно-правових актів з питань роботи з електронними документами, їх підготовки для передавання на архівне зберігання. Прийнято участь в семінарі з працівниками Управління Пенсійного фонду України у місті Славутичі Київської області, з питань ведення діловодства, схоронності, підготовки та передавання на державне зберігання документів.

4. Використання інформації документів

Національного архівного фонду

4.1. Підготовлено Інформаційний лист (щодо надходження на зберігання до архівного відділу документів з кадрових питань ліквідованих установ міста).

4.2. Виконано 165 тематичних запитів (розпорядження міського голови про приватизацію житла в місті Славутичі, реєстрація, реорганізація та юридична адреса підприємств та інш.), 163  запити виконані з позитивним результатом, на 2 запити надано негативну відповідь. Надійшло 236 запитів соціально-правового характеру, з них 3 запити переадресовано за призначенням.  Всі запити, які надходять, про підтвердження трудового стажу, розмір заробітної плати та про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.  Розглянуто на особистому прийомі 345 звернень громадян.

4.3. Проведено 3  документальні  та он-лайн виставки:   до 22 річниці Конституції України; шляхами Незалежності: історичний аспект; до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні.    Радіо-телепередачі,  плакати, альбоми за документами архіву не готувались та не проводились. Підготовлено та опубліковано  стаття в місцевій газеті "Теледень Славутич".

4.4. Проводилась робота користувачів в читальному залі. Всього за рік працювало 7 користувачів. Користувачами опрацьовано 347 справ.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів,

їх охоронної і пожежної безпеки

5.1. Архівний відділ розміщено в приміщенні міськвиконкому. Виділені дві кімнати виконані з вимогами для архівосховища.

5.2. Встановлено в архівосховищі дванадцять металевих стелажів протяжністю 151,2 пог.м.

5.3. Збільшення протяжності стелажного обладнання не проводилось.

5.4. – 5.6.   Приміщення обладнане автоматичною пожежною сигналізацією. В архівосховищі є два порошкових вогнегасники. Охоронна сигналізація не встановлювалась.

5.7.Приміщення обладнане природною витяжною вентиляцією (вентиляційний короб).

5.7.          Стелажі металеві.