Відповідно до планування роботи архівного відділу на 2017 рік:

 1. Проводилась робота на виконання  завдань, передбачених  Програмою здійснення контролю за  наявністю,  станом  і  рухом  документів  Національного архівного фонду  на  2009-2019  роки в архівному відділі Славутицької  міської ради.

2.  Виконуються  завдання і заходи, визначені наказом  Укрдержархіву від 15.08.2012  № 145 "Про  посилення  протипожежного  захисту  в  архівних  установах" та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012          № 60 "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах".

3.Архівосховище  розташовано   у  приміщенні   виконавчого  комітету Славутицької міської ради, яке знаходиться під охороною.

4. Унікальних документів НАФ  в архівному відділі Славутицької міської ради не виявлено.              

5. Проводилась робота по  виявленню  унікальних документів НАФ, що зберігаються в музеях і бібліотеках.

6.  Справ, що знаходяться в розшуку, немає.

7. Вжиті  заходи  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  державне зберігання;  вивіряння  та  уточнення  облікових  даних.

8. Збільшено  бюджет  часу  для надання консультаційно-методичної допомоги установам-джерелам формування НАФ з розробки, внесення змін до положень про експертні комісії, архівні підрозділи у зв’язку з затвердженням нових нормативних актів.

 9. Проведено семінар-практикум з працівниками діловодної служби та відповідальних за архів установ міста щодо впровадження  нормативно-правових актів з питань роботи з електронними документами, їх підготовки для передавання на постійне зберігання.

 10. Інформація на  власній сторінці веб-сайту постійно оновлюється.

11. Архівний відділ знаходиться в приміщенні виконавчого комітету та підключений до серверів локальної мережі виконавчого комітету.

12. Всі службові документи та інформації зберігаються на сервері локальної мережі виконавчого комітету.    

 13. Проводиться робота щодо легалізації програмного забезпечення, що використовується в архівному відділі Славутицької міської ради, в т.ч. програм антивірусного захисту комп`ютерів

 14. Проведено 4  виставки (документальні та он-лайн виставки): до 85-річчя утворення Київської області;  до 21 річниці Конституції України; шляхами Незалежності: історичний аспект; голодомор 1932-1933 років Геноцид українського народу

 15. В поточному році  студенти  щодо проходження практики не зверталися.

16. Прийнято участь в семінарі з працівниками Відділення виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України у м.Славутич Київської області; Славутицької міської виконавчої дирекції Київського обласного відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності з питань ведення діловодства, схоронності, підготовки та передавання на державне зберігання документів.

 17. Участь у конкурсі науково-методичних та науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії не приймали.

18. Програми розвитку архівної справи не розроблялись та не затверджувались.

 1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ.

 1.1. – 1.5.  Ремонт, реставрація, оправлення та підшивка справ   не проводилась.

 1.6.          Проведено картонування документів. Закартоновано 406 од.зб.

 1.7.  Зроблено перевірку наявності документів:

 - Славутицька міська рада та її виконавчий комітет (1159 од.зб.);

- Славутицький ліцей  Славутицької міської ради Київської області (83 од.зб.);

 - Славутицький міський центр зайнятості (222 од.зб.);

   1.10. Унікальних документів не виявлено.                  

  2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату

до документів НАФ

 2.1. Описування документів не проводилось.

 2.2. Удосконалення та переробка описів не проводилась.

 2.3. В поточному році  проводилась каталогізація управлінської документації Славутицької міської ради та її виконавчого комітету.

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація  зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

 3.1. Прийнято на державне зберігання управлінської документації 406 од.зб. (Міський центр соціальних служб для сім`ї, дітей  та молоді виконавчого комітету Славутицької міської ради 45 од.зб., Управління Пенсійного фонду України у місті Славутичі Київської області 70 од.зб,  Центр професійного розвитку Славутицької міської ради 34 од.зб, Відокремлений підрозділ ”Атомремонтсервіс” Державного підприємства ”Національна атомна енергогенеруюча компанія ”Енергоатом” 34 од.зб., Славутицький міський центр зайнятості 24 од.зб., Управління фінансів Славутицької міської ради      82 од.зб., Славутицька міська виконавча дирекція Київського обласного відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності 60 од.зб., Відділ Держгеокадастру у м.Славутичі Київської області 57 од.зб.).

 3.2.Схвалено описи  на управлінську документацію  1076 од.зб., з кадрових питань (особового складу) 856 од.зб., 8 номенклатур справ, 2 інструкції з діловодства, 3 положення про експертну комісію,  13 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

 3.3.Експертиза цінності документів не проводилась.

 3.4.Упорядкування на договірних засадах не проводилось.

 3.5.1. Проведено 4 комплексних  перевіряння підприємств, установ і організацій. Тематичні, контрольні перевіряння підприємств, установ і організацій не проводились.

 3.5.2.Огляди не проводились.

 3.5.3. Проведено семінар-практикум з працівниками діловодної служби та відповідальних за архів установ міста щодо впровадження  нормативно-правових актів з питань роботи з електронними документами, їх підготовки для передавання на постійне зберігання. Прийнято участь в семінарі з працівниками Відділення виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України у м.Славутич Київської області; Славутицької міської виконавчої дирекції Київського обласного відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності з питань ведення діловодства, схоронності, підготовки та передавання на державне зберігання документів.

 4. Використання інформації документів

Національного архівного фонду

 4.1. Підготовлено Інформаційний лист (щодо надходження на зберігання до архівного відділу документів з кадрових питань ліквідованих установ міста).

 4.2. Виконано 133 тематичних запитів (розпорядження міського голови про приватизацію житла в місті Славутичі, реєстрація, реорганізація та юридична адреса підприємств та інш.), 132  запити виконані з позитивним результатом, 1 – переадресовано за призначенням. Надійшло 264 запити соціально-правового характеру, з них 14 запитів переадресовано за призначенням.  Всі запити, які надходять, про підтвердження трудового стажу, розмір заробітної плати та про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.  Розглянуто на особистому прийомі 295 звернень громадян.

 4.3. Проведено 4  виставки (документальні та он-лайн виставки): до 85-річчя утворення Київської області;  до 21 річниці Конституції України; шляхами Незалежності: історичний аспект; голодомор 1932-1933 років Геноцид українського народу. Радіо-телепередачі,  плакати, альбоми за документами архіву не готувались та не проводились. Підготовлено та опубліковано  стаття в місцевій газеті "Теледень Славутич".

 4.4. Проводилась робота користувачів в читальному залі. Всього за рік працювало 4 користувача. Користувачами опрацьовано 224 справи.

 5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів,

їх охоронної і пожежної безпеки

 5.1. Архівний відділ розміщено в приміщенні міськвиконкому. Виділені дві кімнати виконані з вимогами для архівосховища.

 5.2. Встановлено в архівосховищі дванадцять металевих стелажів протяжністю 151,2 пог.м.

 5.3. Збільшення протяжності стелажного обладнання не проводилось.

 5.4. – 5.6.   Приміщення обладнане автоматичною пожежною сигналізацією. В архівосховищі є два порошкових вогнегасники. Охоронна сигналізація не встановлювалась.

 5.7.Приміщення обладнане природною витяжною вентиляцією (вентиляційний короб).

 5.7.          Стелажі металеві.

Начальник

архівного відділу                                                                           М.М.Мацук

04.12.2017